3. Realización de Cambios en la Estructura de Tablas y Creación de Relaciones

Relaciones

En una base de datos relacional se pueden utilizar los datos de varias tablas distintas simultáneamente, evitándonos así tener que duplicar datos y haciendo la base de datos más eficiente.

Para que se puedan relacionar dos tablas entre sí, deberán tener un campo en común con el mismo dato, que será la clave principal de una de ellas. A continuación veremos en que consiste la Clave Principal.

Clave Principal

La Clave Principal es un identificador único para cada fila de una tabla que sirve para identificar los registros inequívocamente.

En una tabla solo puede existir una clave principal. El proceso para asignar una clave principal es:

Estar en la Vista Diseño de una tabla > Seleccionar el campo que va a ser la clave principal > Clic en el icono de Clave Principal de la barra de herramientas.

En la siguiente captura vemos como:

Crear Relaciones

Ahora que sabemos lo que son las Relaciones y la Clave Principal, pasaremos a ver como se crea una Relación entre tablas en Access.

Antes de empezar a crear relaciones, debemos de entender que es necesario planificar correctamente la base de datos cuando queremos establecer relaciones entre tablas ya que así conseguiremos unos resultados más óptimos.

Con las tablas ya diseñadas vamos a la pestaña de Herramientas de base de datos y seleccionamos la opción Relaciones.

Aquí nos aparecerá una ventana con todas las tablas que tenemos. Hacemos clic en la tabla que necesitemos y pulsamos el botón de Agregar.

Al cerrar la ventana anterior, nos aparecerán todas las tablas que hemos añadido como en la siguiente captura.

Ahora podremos empezar a indicarle a Access que relaciones vamos a establecer. Para ello nos situaremos en la Clave Principal de una tabla y con el ratón la arrastraremos sobre la ubicación donde se encuentra este campo en la otra tabla.

En el caso de la captura arrastraremos ID_Libro de la tabla Libros sobre Id_Libro de la tabla Préstamos. Haremos lo mismo con Id_Usuario de  la tabla Usuarios y Préstamos.

Al realizar las relaciones nos aparecerá la siguiente ventana en la que vemos opciones adicionales para la relación.

Exigir integridad referencial – Con esta opción Access se asegura que las relaciones establecidas entre tablas son válidas. Significa que la clave externa de una tabla de referencia(en el ejemplo Id_Libro de la tabla Préstamos) siempre debe aludir a una fila válida de la tabla a la que se haga referencia(Id_Libro de la tabla Libros).

Una vez marcamos la opción anterior podemos:

Actualizar en cascada los campos relacionados – Al modificar datos en una de las tablas, se actualizarán estos cambios en la otra tabla.

Eliminar en cascada los registros relacionados – Si eliminamos un registro de una tabla, los registros correspondientes de la otra tabla también se eliminan.

Relaciones entre Tablas

Ahora que hemos visto como se establecen relaciones entre tablas, veamos que tipos distintos de relaciones entre tablas podemos establecer:

Relación Uno a Uno – Un registro de una tabla solo puede estar relacionado con otro registro de una tabla y viceversa.

Ej: Si un usuario solo puede tener en préstamo un libro y un mismo libro solo puede estar en préstamo a un usuario al mismo tiempo.

Relación Uno a Varios – Un registro de la tabla secundaria solo puede estar relacionado con un registro de la tabla principal, pero un registro de la tabla principal puede estar relacionado con más de un registro en la tabla secundaria.

Ej: Un usuario puede tener en préstamo varios libros, pero un mismo libro solo puede estar en préstamo a un usuario.

Relación Varios a Varios – Un registro puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Ej: Una asignatura puede impartirse a varios alumnos y un alumno puede recibir lecciones de varias asignaturas.