2. Creación e Inserción de Datos en Tablas

Campos y Registros

Aunque en la unidad anterior ya veíamos que era un registro y un campo, volveremos a repasar más en profundidad cada uno de ellos.

Campo

Es un elemento de la tabla que almacena los diferentes datos que forman parte de la estructura de la base de datos. Cada una de las celdas de la siguiente captura es un campo.

Registro

Los campos se agrupan en registros. En la siguiente captura vemos el registro 2 formado por la primera fila de campos.

Creación de Tablas

Una vez hemos creado nuestra base de datos, podemos empezar a crear sus tablas.

Existen distintas formas de crear una tabla de datos. Una de las formas es ir a la pestaña llamada Crear y seleccionar la opción Tabla.

Esta opción nos creará una tabla en blanco para que nosotros podamos empezar a diseñarla.

En el momento que tengamos creada nuestra primera tabla, es el momento de empezar a diseñarla.

Para diseñar nuestra tabla debemos encontrarnos en el modo Vista Diseño, ya que es el indicado para crear los distintos campos que rellenaremos más tarde desde la Vista Hoja de Datos.

Desde la Vista Diseño podremos empezar a diseñar los nombres de los campos de la tabla (ID, Nombre,   Ciudad, Teléfono o lo que necesitemos) empezando por el nombre que recibirá esta.

Como podemos comprobar en la captura anterior, es posible elegir el nombre de cada campo así como el tipo de datos que incluirá.

Además, también podemos añadir una pequeña descripción de cada campo para recordar a qué se refiere su contenido.

Elementos de una tabla

Al crear una tabla aparecen los siguientes elementos:

Nombre del campo

Nombre con el que se identificará el campo en la tabla y que nos servirá más adelante para consultas e informes.

Tipos de Datos

Indica la tipología de datos que se pueden introducir en el campo. tenemos una lista desplegable para elegir en la que destaca.

Texto corto

Texto o caracteres alfanuméricos. Hasta 255 caracteres salvo que se indique una cantidad inferior.

Texto largo

Texto o caracteres alfanuméricos. Hasta 64.000 caracteres.

Número

Datos numéricos que se utilizarán para cálculos matemáticos.

Fecha/Hora

Valores de fecha y hora.

Moneda

Valores de moneda y numéricos para cálculos con hasta 4 decimales.

Autonumérico

Número secuencial incrementado de uno en uno, o número aleatorio que Access asigna según su criterio. Se suele usar para ordenar los distintos registros.

Sí/No

Datos tipo Verdadero o Falso.

Objeto OLE

Insertar cualquier objeto del paquete Office.

Hipervículo

Inserción de un acceso directo a otro elemento.

Datos Adjuntos

Cualquier archivo Permitido.

Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un dato de otra tabla o de un campo de valores para iniciar una búsqueda.

Descripción del campo

Descripción de campo que nos puede ayudar en un futuro para que sepamos el porqué de su creación y para que se usa.

Propiedades de los Campos

Dentro de cada una de las propiedades de los campos que aparecen en la parte inferior de la vista Diseño, podremos modificar las características de estos.

Tamaño

Permite modificar el tamaño del campo por defecto. Las opciones vendrán dadas dependiendo del tipo de campo que tengamos.

Formato

Permite elegir la representación en el tipo de campo que hayamos seleccionado.

Máscara de Entrada

Se usa para limitar la posible introducción de datos y obligar al usuario que lo haga en el formato que deseemos. Solo se puede usar para los campos de texto o fecha. Haciendo clic en los puntitos a la derecha del cuadro nos saldrá un asistente como el siguiente:

Título

Nombre con el que aparecerá el campo en los formularios.

Valor

Valor que aparecerá automáticamente en el campo para los nuevos registros.

Regla de validación

Expresión que limita los valores de los datos introducidos en el campo.

Texto de validación

Mensaje de error que aparecerá cuando se introduce un valor prohibido por la regla de validación.

Requerido

Indica si la introducción de datos en este campo es obligatoria.

Indexado

Crea un índice que acelera las búsquedas. Esto hace que en la posibilidad Sí(sin duplicados) no se permita introducir datos iguales en dos registros distintos.

Etiquetas inteligentes

Permite añadir etiquetas de este tipo (se modifican según ciertos parámetros) al campo.

Alineación del texto

Permite indicar como alinear el texto del campo en la tabla de datos.

Insertar Datos en las Tablas

Después de ver que son y como se crean las tablas y sus campos, pasamos a ver como se introducen los datos en ellas.

Para introducir datos en una tabla podemos dirigirnos a la vista Hoja de Datos.

Una vez situados en esta vista, podemos posicionarnos donde vamos a introducir los datos e ir pulsando la tecla Enter tras hacerlo.

Movernos por los campos y registros

Para desplazarnos por los registros y campos podemos ayudarnos del ratón y teclado aunque también tenemos en la parte inferior unos botones que nos ayudan en esta tarea.

Eliminación, copiado y modificación de registros o campos de una Tabla

A la hora de querer eliminar un registro deberemos hacer clic en a cabecera izquierda del mismo  > clic derecho y seleccionar la opción Eliminar registro.

También es posible seleccionarlo y pulsar el botón de Eliminar como se muestra en la siguiente captura.

En caso de querer modificar un campo o registro podemos seleccionarlo e cualquier momento y editar su contenido.

Búsqueda y reemplazo de datos

Si lo que queremos en encontrar un dato concreto en una tabla podemos encontrarlo gracias a la opción que se encuentra en la pestaña de Inicio > Buscar. Con esta opción nos aparecerá un pequeña ventana que además de buscar datos nos permite reemplazarlos con otros.

Creación de filtros

Cuando tenemos un buen número de registros en nuestras tablas, puede que necesitemos quedarnos con solo una parte de ellos para trabajar. La utilidad de filtros nos permite seleccionar una parte de los registros según los parámetros que configuremos.

Podemos acceder a los filtros desde la pestaña de Inicio > Filtro cuando tengamos un campo de nuestra tabla seleccionado.

Los filtros nos permiten elegir lo que necesitemos y nos ofrece opciones de filtrado como las que podemos ver en la siguiente captura. También podemos ordenar los campos alfabéticamente.

Índices

Los índices sirven para buscar más fácilmente los datos situados en los campos y tener mejor acceso a los elementos de la tablas. Estos se definen sobre una columna o un grupo de columnas y los valores se ordenarán en función de ellas.

Se crear desde la vista de Diseño ya que forma parte de su estructura.