1. Conceptos Generales de Base de Datos. Creación e Introducción de Datos

Podemos definir una base de datos como un conjunto de elementos que se almacenan de forma ordenada para su posterior consulta por parte del usuario.

 

Accediendo a la Aplicación

Al igual que en unidades anteriores, seguiremos usando una herramienta que está integrada en el paquete de Microsoft Office, en este caso ACCESS.

Si tenemos instalada esta aplicación en nuestro equipo podemos encontrarla desde el menú de Inicio escribiendo la palabra «Access«.

Para salir de este programa hacemos clic en la cruz superior derecha de la parte superior derecha de la ventana al igual que la mayoría de Aplicaciones de Windows.

 

 

Ventana de la Aplicación

Como siempre, vamos a empezar por ver la interfaz de la ventana de la aplicación  para visualizar lo que nos vamos a encontrar a la hora de trabajar con la herramienta.

Al igual que el resto de aplicaciones del paquete Office, tenemos una barra de herramientas en la que según en la pestaña en la que nos encontremos, nos aparecerán unos u otros grupos de opciones.

Recordar que en la pestaña de Archivo nos encontraremos las opciones pertenecientes a la creación, apertura, guardado e impresión del documento entre otras cosas.

 

 

Elementos Básicos de la Base de Datos

A continuación, veremos los elementos que debemos conocer para poder manejarnos con una base de datos.

 

Tablas

Son objetos que se usan para almacenar datos de forma ordenada. Las tablas están formadas por campos y al conjunto de campos del mismo objeto se le llama registro.

 

Vistas o Consultas

Son objetos que se usan para almacenar datos de forma ordenada. Las tablas están formadas por campos y al conjunto de campos del mismo objeto se le llama registro.

 

Formularios

Se utilizan para la introducción de datos, visualización o modificación de estos en las tablas.

 

Informes

Se utilizan para representar un extracto de los datos, ya que estos se les puede dar formato, pueden calcular, resumir e imprimir resultados de la tabla.

 

Creación de una Base de Datos

En la misma línea de lo que vimos en Word y Excel anteriormente, en Access podemos partir de una documento en blanco o utilizar una de las múltiples plantillas que podemos encontrar para esta aplicación.

Para crear una base de datos abriremos el programa y seleccionaremos la opción Base de datos en Blanco.

En el caso de tener la aplicación abierta, podemos encontrar las opciones de la captura anterior en la pestaña de Archivo.

Una vez creada la base de datos nos aparecerá el siguiente menú en el que se nos pide agregar un nombre que la identifique, tras hacer esto, hacemos clic en el botón de Crear.

También tenemos la opción de abrir una base de datos existente en la que hayamos trabajado anteriormente, al igual que otras aplicaciones del paquete Office, podemos abrirlas haciendo doble clic sobre el archivo o desde la pestaña Archivo > Abrir y seleccionarla desde nuestro equipo o archivos recientes.

 

 

Copia de Seguridad de la Base de Datos

Como en cualquiera otro tipo de documento, las copias de seguridad son muy importantes para asegurarnos de que no perdemos nuestro tiempo e información en la que hemos estado trabajando por culpa de un apagón, cierre o cualquier problema con el equipo.

Utilizando la opción que encontramos en la pestaña Archivo > Guardar como… podremos guardar el fichero con otro nombre distinto al original y así no sobrescribir aquel en el que estamos trabajando.

También podemos llevar a cabo esta operación desde la pestaña Archivo > Realizar copia de seguridad de la base de datos. De esta forma, Access realizará automáticamente el guardado añadiendo al nombre de la base de datos la fecha del último guardado.

 

 

Recuperación, Mantenimiento y Restricción

Desde la pestaña Archivo > Información podemos encontrar las opciones Compactar y reparar que revisa los elementos de la misma y elimina datos redundantes y repara los incoherentes.

Desde aquí, también podemos añadir una contraseña a la base de datos para restringir su acceso.